如何召開有效的會議
    融智顧問

會議是一項管理活動，從計劃、命令、控制、協(xié)調(diào)、執(zhí)行及實施等過程中，均所需要的有效手段。會議上的溝通對于官理者與部屬間、同事間的了解、信賴、共識與成果，有極大的助益。俗話說：「三個臭皮匠，勝過一個諸葛亮」就是有效能的會議，充分發(fā)揮統(tǒng)合的力量。然而，無效率的會議常適得其反。議而不能決，決而不能行，形成浪費、內(nèi)耗，成為管理的重要缺失之一。

一、什么樣的會議才算富有實效？

如何使會議富于實效?在尋找這個問題的答案之前，先了解什么樣的會議才算富于實效。嚴格說來，目前公認符合以下三種要求的會議才算富于實效：

(1)目標能被實現(xiàn)--會議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地說，用以實現(xiàn)特定目標的手段，因此評測會議是否具實效，其首要的標準便是審視開會之前為會議所設(shè)定的目標有實現(xiàn)的價值。

(2)目標能在最短時間內(nèi)被實現(xiàn)--這個要求本身頗具爭論性。有些人認為開會過程中的討論甚至爭議，是一種必然的事情，因此對這些人來說，盡管是冗長的討論或爭辯，也不可能被視為違背"在最短時間內(nèi)實現(xiàn)目標"的要求。但是另一些人則認為，會議中的討論或爭辯并無實質(zhì)的意義可言，因此對這些人來說，就算短暫的討論或爭辯，也可能被認為浪費時間。但不管怎樣，絕大多數(shù)人都同意：越能在短時間內(nèi)實現(xiàn)會議目標越好。

(3)與會者對會議感到滿意--所謂滿意，并不意味與會者對會議的主題或決議感到高興。例如當會議的主題在于探討裁減，與會者對這樣的會議一定不會感到高興。但若能設(shè)法令與會者了解裁員的理由，并令他們有機會發(fā)表意見或提出實施辦法，這種作法多少會使他們感到滿意。所以想使與會者對會議感到滿意，則應提供機會讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。

以上三個要求中，(2)與(3)在相當大的范圍內(nèi)是相互沖突的。這是因為若想使與會者感到滿意，就不能不花時間討論，但是若想在短時間內(nèi)實現(xiàn)目標，就必須剝奪與會者自由討論的機會。

總之，真正富于實效的會議所應具備的條件是：在與會者均感滿意的情況下，以最短時間實現(xiàn)會議目標。要使會議全部符合這些要求實在不容易，但這些要求至少應成為會議主持人及與會者共同努力的方向。

二、不切實效的會議有何危害？

富于實效的會議，可以幫助我們發(fā)揮"提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練"等功能。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。而不富實效的會議，將有三大危害：

(1)會議目標無法實現(xiàn)。會議是以目標的實現(xiàn)為導向，一旦目標無法實現(xiàn)，那么為會議投入的一切時間、精力及金錢將全部"泡湯"。

(2)會議所承擔的機會成本相當可觀。所謂機會成本，即指投入于會議的時間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。時間、精力及金錢本來可以充作多種用途。倘若不將它們投入于徒勞無功的會議，而將它們導入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。這些可能獲得的效益，就是召開會議所必須承擔的代價。盡管會議的機會成本難以衡量，但可從一場會議花銷，對它作初步的估計。

(3)與會者對會議感到不滿。與會者若對某一次會議感到不滿，則其反應將可能是這樣的："會議的主持人原來是這樣無能!""以后再由同一個主持人所召開的會議，將拒絕參加!""會議、會議、會而不議、議而不決、決而不行、行而無效!"這些消極的反應可能降低士氣，甚至導致員工缺勤率或流動率提高。

三、為什么會議沒有實效？

導致會議失效的因素極多，有的存在于開會之前，有的發(fā)生于會議進行中，有的則出現(xiàn)于開完會之后?，F(xiàn)將諸因素羅列如下：

(1)會議前：

Ø  欠缺目標。

Ø  目標不明確。

Ø  欠缺議程。

Ø  與會人選不當(與會者太多或與會者太少)。

Ø  會議時間不當。

Ø  開會通知時間不當(太早通知開會或太晚通知開會)。

Ø  開會通知內(nèi)容欠周詳。

Ø  會議地點不當。

Ø  會議場地設(shè)備欠佳。

Ø  與會者無準備而來。

Ø  未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當。

Ø  會議不能準時開始。

Ø  會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。

Ø  向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。

(2)會議中：

Ø  外界干擾太多。

Ø  與會者發(fā)言離題。

Ø  主持不能很好的控制會議氣氛。

Ø  讓沒有必要留在會場的人員留在會場。

Ø  猶豫不決。

Ø  資料不充足，卻貿(mào)然決策。

Ø  少數(shù)人壟斷會議。

Ø  與會者之間交頭接耳。

Ø  與會者不表明真正感受或意見。

Ø  與會者之間爭論。

Ø  與會者與主持爭論。

Ø  視聽器材發(fā)生故障。

Ø  與會者欠缺熱心。

Ø  會議超出預定時間。

Ø  主持未能總結(jié)會議成果。

(3)會議后：

Ø  欠缺會議記錄。

Ø  不能對決議事項進行追蹤。

Ø  不能對會議成敗得失進行檢討。

Ø  不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組。

Ø  與會者對會議感到不滿。

由此可見，會議召開的三大階段中均會存在不同的問題，只要盡力避免，對于召開一個有效的會議不為難事。

對于咨詢團隊，我們的項目成員會經(jīng)常作為會議主持召開各種會議，在此對于作為會議主持人如何把握結(jié)束要點強調(diào)一下：在所有的議題討論完畢時，或是在預定的會議終止時間來臨時，主持應適時地結(jié)束會議。主持在結(jié)束會議的時候最忌諱的是采取這一類方式："時間差不多了，如果諸位再沒有其它問題，我們就此打住。……好!散會。"以這類方式結(jié)束會議含有兩種缺陷：

(1)倘若與會者臨時再提出問題，則可能會耽擱時間而使會議無法按原定的時間結(jié)束。

(2)主持的說詞給人的印象只是：他已機械式地完成了一件份內(nèi)的事，而這件事對他來說好象并不重要。與會者因為有了這個印象，所以他們在離開會場之際，并不覺得這場會議有什么收獲。

為了避免以上兩種缺陷，主持應該在結(jié)束會議之前的幾分鐘，為整場會議作總結(jié)。在任何一場會議里，令與會者印象最深刻的，便是會議結(jié)束前幾分鐘所聽到的話語。因此，主持應該善用這幾分鐘。主持的總結(jié)最好能夠涵蓋下列四項：

(1)復述這次會議的目標。

(2)總結(jié)這次會議所取得的成果。

(3)多謝與會者參與(或在適當場合下，感謝他們的貢獻或關(guān)注)。

(4)必要的時候，宣布下一次會議的目標、時間及地點。

在上列總結(jié)性的陳述之后，與會者在離開會場之際，才會真正領(lǐng)受到成就感或貢獻感。

會議結(jié)束后，主持的工作仍未結(jié)束。主持仍有四件事要辦：

(1)評估剛剛結(jié)束的會議，以作為改進未來會議的參考。主持在每一次會議結(jié)束后，都應該花幾分鐘時間，針對會議是否具實效而作自我評估。但是為了避免受主觀意識所蒙蔽，主持可以偶而用其它方式，讓與會者評估會議的成敗。盡管主持本人、與會者單獨評估可能均含某一程度偏見，但兩方面的綜合評估則頗為中肯。因此，我們希望經(jīng)常有機會充當會議主持的人，找個機會為自己所主持的會議作上述三方面的綜合評估。

(2)責成有關(guān)人員整理會議記錄。會議記錄至少能夠發(fā)揮三種功能：a、充作征信工具；b、充作會議中決議事項追蹤依據(jù)；c、充作組織內(nèi)部溝通信息的文件。為了令會議記錄能充分地發(fā)揮上述的功能，他應該在會議結(jié)束后24小時之內(nèi)--或至遲到48小時之內(nèi)，整理妥善并送有關(guān)人員。會議記錄如能在這樣的時限內(nèi)送出，將可產(chǎn)生三種好處：a、假如會議記錄在內(nèi)容上有商榷余地，則可即時改正，因為與會者在這個時候?qū)h經(jīng)過仍然記憶猶新。b、會議中如有后續(xù)的工作有待與會者辦理，則會議記錄可以發(fā)揮提醒及跟催作用。C、既然會議記錄能夠在一兩天之內(nèi)送達有關(guān)人員手中，主持可以借此讓只需要知道會議結(jié)果的那些人免于參加會議。

(3)主持應適時追蹤會議中決議事項的執(zhí)行狀況，以免"決而不行、行而無效"。